POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S
1.Introducción
2. Alcance
HERRERA RICAURTE &; CIA S.A.S (en adelante la ENTIDAD) se compromete a proteger la privacidad y la seguridad de los datos personales de sus clientes, proveedores y empleados, así como de cualquier otra parte interesada conforme a las disposiciones de la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta política establece los principios y las prácticas que LA ENTIDAD sigue para garantizar un adecuado tratamiento de los datos personales, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho del Hábeas Data.
3.Información del Responsable del Tratamiento de Datos
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos deHERRERA RICAURTE & CIA S.A.S, quien actúa en calidad de responsable deltratamiento de los datos personales.
4. Definiciones
Razón Social: HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S
Nit: 860.000.655-4
Teléfono: 601 2117393
Domicilio: Calle 69 No. 7-47
Correo Electrónico: info@herreraricaurte.com
- Autorización: Consentimiento previo, expreso o informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento.
- Datos Personales: Cualquier información relacionada con una persona natural identificada o identificable.
- Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, como la recopilación, el registro, la organización, la estructuración, el almacenamiento, la adaptación, la extracción, la consulta, la
utilización, la divulgación, la transferencia, la difusión o cualquier otra forma de habilitar el acceso, la restricción o la eliminación de datos personales.
- Responsable del Tratamiento: HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S, quien es responsable de garantizar el cumplimiento de esta política.
- Titular: Persona cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5.Principios de Tratamiento de Datos
En el tratamiento de datos personales, HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S se compromete a cumplir con los siguientes principios:- Legalidad: Los datos personales se tratarán de manera legal, justa y transparente, de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.- Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgado sin previa autorización.- Propósito: Los datos personales se recopilarán para fines específicos y legítimos, y no se utilizarán para fines no autorizados.- Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet tuvo otros medios de divulgación o comunicación masiva.- Minimización: Se recopilarán y tratarán solo los datos personales necesarios para cumplir con los fines establecidos.- Exactitud: Se tomarán medidas razonables para garantizar que los datos personales sean precisos y estén actualizados.- Limitación de conservación: Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que se recopilaron, y se eliminarán cuando ya no sean necesarios.- Integridad y confidencialidad: Los datos personales se tratarán de manera segura y confidencial para evitar pérdidas, accesos no autorizados, divulgaciones o alteraciones.- Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consultas, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De conformidad con lo establecido en la ley 1518 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Derecho de Acceso: El titular podrá solicitar el acceso de forma gratuita a sus datos personales que estén bajo el control de HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S.
- Derecho de Actualización y Rectificación: El titular podrá solicitar la actualización y rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
- Derecho de Supresión: El titular podrá solicitar la eliminación de sus datos personales en ciertas circunstancias.
- Derecho a Información: El titular tiene derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
- Derecho a Presentar Consultas y Reclamos: El titular tiene derecho a presentar consultas y reclamos ante el responsable y/o encargado del tratamiento, así como presentarlas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presente
infracciones a lo dispuesto en el presente reglamento.
6.Finalidad
La presente política de tratamiento de datos personales, permite a HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S, establecer un marco normativo y de buenas prácticas para garantizar la protección de la privacidad y los derechos de las personas cuyos datos personales son recopilados, almacenados, procesados o utilizados por LA ENTIDAD. Esta política tiene como objetivo principal asegurar que el tratamiento de datos personales se realice de manera legal, ética y segura.
7.Derechos de los Titulares de Datos
8.Obligaciones de la Entidad
Deberá:- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.- Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado delTratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayasuministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la informaciónsuministrada a este se mantenga actualizada.- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.- Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estépreviamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.- Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la información del Titular.- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presenteley.- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia deIndustria y Comercio.
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la
información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente
información:
- Identificación del Titular
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
- Dirección del titular
- Documentación que se quiera presentar como prueba
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.
13. Transferencia de Datos
9.Seguridad de Datos
HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S., implementará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales, incluyendo la protección contra la pérdida, el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción.
11.Procedimientos de Presentación y Respuesta de Consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá́ presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su
consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. Persona o Área Responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá́ enviarse a:
Entidad: HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S.
Dependencia: Administración
Dirección: Calle 69 No. 7-47
Correo electrónico: info@herreraricaurte.com
12. Procedimientos de Presentación y Respuesta de Consultas Quejas y Reclamos
HERRERA RICAURTE & CIA S.A.S. no transferirá datos personales a terceros sin el consentimiento del titular de los datos, a menos que sea necesario para cumplir con una
obligación legal o contractual.
15. Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 03 de enero del 2023. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
14. Cumplimiento y Revisión
Esta política se revisará periódicamente para garantizar su eficacia y su cumplimiento continuo con las leyes y regulaciones aplicables.